BAB2 ANALISIS JABATAN DAN DESAIN

Hello agan-agan pengen buat makalah atau pengen tau definisi, kegunaan, dan metode-metode analisis jabatan dan desain dalam manajemen sumber daya manusia. Langsung saja lihat dibawah gan !!!!!!!!!!!!

BAB 2

ANALISIS JABATAN DAN DESAIN

Tujuan Pembelajaran :

·         Mengetahui definisi analisis jabatan dan desain serta outputnya

·         Mengetahui dna mampu menjelaskan kegunaan analisis jabatan

·         Mengetahui dan mampu menjelaskan metode-metode analisis jabatan

·      Mengetahui dan mampu menjelaskan job description, job specification, job performance standard dan job desain.

            Analisis jabatan atau job analysis and design adalah sebuah proses mempelajari pola-pola aktivitas untuk menentukan tugas, kewajiban, dan tanggung jawab yang diperlukan oleh masing-masing jabatan. Analisis jabatan diperlukan untuk menyusun deskripsi pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
            Proses analisis jabatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi-informasi berikut:
1.      Aktivitas kerja yaitu kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan oleh seorang pekerja dalam jabatan tertentu. Dalam aktivitas dicantumkan informasi mengenai bagaimana, mengapa, dan kapan seorang pekerja harus melaksanakan sebuah aktivitas tertentu.
2.      Perilaku yang diperlukan yaitu daftar perilaku yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu dengan berhasil juga daftar tuntutan-tuntutan kerja diperlukan , misalnya pekerjaan menuntut pekerja untuk duduk lama, berdiri lama, atau memiliki ketahanan fisik yang tangguh.
3.      Peralatan, dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tertentu.
4.      Standar kinerja yaitu informasi mengenai indikator-indikator atau target-target yang harus dicapai sesuai standar/ukuran dalam menentukan apakah pekerjaan tersebut berhasil dilakukan dengan baik atau tidak.
5.      Konteks pekerjaan yaitu informasi mengenai kondisi kerja, beban kerja, waktu dan jadwal kerja, dan posisi jabatan dalam struktur organisasi.
6.      Human requirement yaitu informasi berhubungan dengan spesifikasi pekerja yang dibutuhkan untuk menduduki jabatan tertentu, seperti keahlian, kecakapan, pendidikan, kepribadian, fisik, dan bakat.

Kegunaan Informasi dari Analisis Jabatan
Beberapa aktivitas MSDM menggunakan informasi dari analisis jabatan :
1.      Rekrutmen dan seleksi. Analisis jabatan yang menyediakan informasi mengenai spesifikasi pekerja seperti apa yang diperlukan untuk menduduki jabatan tersebut agar pekerjaan bisa terlaksana dengan baik. Informasi in gunanya dalam proses rekrutmen dan seleksi, karena bisa membantu manajemen untuk menentukan kandidat mana yang harus dipilih dan sesuai kriteria dalam job description dan job specification.
2.      Kompensasi. Analisis jabatan sangat penting untuk menentukan nilai setiap pekerja dan menyediakan informasi dalam penentuan besaran kompensasi yang layak sesuai dengan beban kerja, kondisi kerja, kewajiban, dan spesifikasi jabatan yang dibutuhkan dalam suatu posisi tertentu.
3.      Penilaian kinerja. Salah satu output proses analisis jabatan adalah job performance stadard yaitu kriteria-kriteria yang menyatakan pekerjaan berhasil dikerjakan dengan baik. Sehingga informasi analisis jabatan digunakan untuk membandingkan hasil kerja nyata seorang pekerja dengan standar yang ditetapkan. Menilai apakah kinerja seseorang itu bagus atau buruk.
4.      Pelatihan. Analisis jabatan digunakan manajemen untuk mengetahui jenis pelatihan apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk bisa mengerjakan pekerjaannya dengan berhasil. Informasi analisis jabatan manajemen bisa mengetahui apakah apakah pekerja memenuhi spesifikasi keahlian memadai untuk mengerjakan pekerjaan atau membutuhkan pelatihan karena dirasa adanya kesenjangan antara tuntutan kerja dengan keahlian yang dimiliki pekerja saat ini.

Metode-metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan
Analisis jabatan bertujuan untuk mengumpulkan informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai tugas, tanggung jawab, dan kewajiban yang dilakukan oleh jabatan tertentu. Informasi-informasi tersebut dikumpulkan terus diolah menjadi job description,  job specification dan performance stadard.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengumpulkan informasi-informasi tersebut:
1.      Metode Wawancara
            Wawancara langsung adalah cara yang paling efektif dalam mengumpulkan informasi dalam proses analisis jabatan. Seorang analisis melakukan wawancara dengan penyelia (supervisor) dan orang yang menduduki jabatan akan dianalisis (job holders). Dari sini, seorang analis dapat mengetahui tugas-tugas, aktivitas kerja, beban kerja, tanggung jawab, dan syarat-syarat dalam suatu jabatan tertentu. Metode wawancara dianggap paling akurat, karena analis dapat mengumpulkan informasi dari pihak pertama secara langsung menduduki jabatan tertentu. Dari sisi kelemahan metode ini yaitu menghabiskan banyak waktu (time consuming). Selain itu, orang yang dijadikan narasumber bisa memberikan informasi yang  tidak sesuai dengan kondisi kerja sebenarnya sehingga memberikan keterangan yang bias.
2.      Metode Diskusi Panel Para Ahli (panel of experts)
            Analis mengumpulkan orang-orang yang dianggap ahli misalnya manajer senior, konsultan, dan pekerja senior. Kemudian analis melakukan focus group discussion dan setiap ahli diminta informasi-informasi yang dibutuhkan mengenai jabatan tertentu. Metode ini bisa menghindari bias karena informasi dikumpulkan dari banyak pihak yang dianggap ahli. Tetapi metode ini banyak memakan waktu dan biaya.
3.      Metode kuesioner
            Metode yang paling murah dan tidak banyak memakan waktu. Sejumalah kuesioner dikirimkan kepada orang yang menduduki jabatan yang akan dianalisis (job holder). Mereka diminta mengisi kuesioner dan menjelaskan tugas-tugas, aktivitas kerja, dan tanggung jawab yang mereka emban ketika kerja. Kelemahan dalam metode ini, kemungkinan job holder salah memahami pertanyaan dalam kuesioner, kuesioner tidak diisi dengan lengkap atau kuesioner tidak dikumpulkan menjadi tidak akurat.
4.      Metode Buku Harian Pekerja (diary/log)
            Meminta job holder untuk mengisi buku harian mengenai apa yang mereka lakukan seharian. Job holder diminta mencatat semua aktivitas dan tugas-tugas kerja didalam buku harian. Metode ini memberikan gambaran komplit mengenai suatu jabatan agar informasi diperoleh bisa akurat karena  semua aktivitas dicatat. Kelemahan metode ini, kadang kala job holder lupa mengisi buku harian.
5.      Metode Observasi
            Analis melakukan pengamatan secara langsung aktivitas-aktivitas kerja, tugas, dan tanggung jawab yang dilakukan oleh job holder. Observasi memiliki kelemahan, karena analis mungkin melewatkan aktivitas tertentu dan tidak mengamati semua aktivitas kerja, sehingga informasi tidak lengkap. Metode ini sangat berguna apabila analis dan job holder memiliki hambatan bahasa dikarenakan perbedaan bahasa.

Deskripsi Jabatan (job Description)
            Adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas, aktivitas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek-aspek lain dalam suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan tertulis berdasarkan informasi yang dikumpulkan dalam proses analisis jabatan.
            Deskripsi jabatan menjelaskan apakah pekerjaan itu (what a job is). Dengan mambaca deskripsi jabatan seseorang pekerja, mengetahui apa saja aktivitas kerja yang dilakukannya. Sehingga pekerja tidak mengalami kebingungan.
Deskripsi jabatan sekurang-kurangnya harus memuat informasi tentang:
1.      Identifikasi Jabatan (job identification), yaitu informasi mengenai nama jabatan, kode jabatan, dan posisi jabatan dalam struktur organisasi.
2.      Iktisar Jabatan (job summary), informasi mengenai gambaran umum pekerjaan, apa pekerjaannya, bagaimana cara melakukannya, dan mengapa pekerjaan ini harus dilakukan.
3.      Tanggung jawab dan Tugas, informasi tugas-tugas apa saja yang harus dilakukan, tanggung jawab apa yang harus diemban, dan aktivitas apa saja yang harus dilaksanakan.

Spesifikasi Jabatan (job specification)
            Spesifikasi jabatan menjelaskan syarat-syarat minimum dipenuhi pekerja dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan tertentu. Atau dengan kata lain profil sebuah jabatan.
            Berisi informasi mengenai keahlian, kecakapan, tingkat pendidikan, kemampuan fisik, pengalaman dan kemampuan apa saja yang harus dimiliki oleh seseorang untuk menduduki jabatan tertentu sehingga pekerjaan-pekerjaan dalam jabatan bisa dilakukan dengan sukses.
Standar Kinerja Jabatan (jobb performance standard)
            Standar Kinerja Jabatan berfungsi sebagai target akan usaha dilakukan oleh pekerja sebagai kriteria  untuk mengukur apakah pekerjaan tersebut dilaksanakan atau tidak.
            Dalam  Standar Kinerja Jabatan dicantumkan informasi mengenai target-target yang harus dicapai dan ukuran-ukuran keberhasilan kerja. Jika target dan kriteria didalam Standar Kinerja Jabatan tidak dipenuhi bisa disimpulkan bahwa pekerja ditidak berhasil melaksanakan pekerjaannya dengan sukses.
Desain Jabatan (job design)
            Desain Jabatan menjelaskan rancangan-rancangan  dibuat untuk suatu jabatan tertentu. Dalam desain, sebuah jabatan dirancang seberapa besar spesialisasinya, bagaimana alur kerjanya (workflow), bagaimana aktivitasnya, seberapa besar otonomi kerjanya, seberapa banyak variasi kerjanya (varirty), seberapa besar signifikasi pekerjaannya (task significance), dan seberapa besar umpan balik (feedback) yang diberikan oleh atasan mengenai kinerja pekerjanya.